Conditions générales

Conditions générales applicables depuis le 1er novembre 2019, adaptées pour la dernière fois le 14 juillet 2026 :

 

DÉFINITIONS

Aux fins des présentes Conditions Générales, les termes ci-dessous ont la signification suivante :

 

Client : toute personne physique ou morale qui sollicite et/ou bénéficie d’une Mission de Deminor.

Conditions Générales : les présentes conditions générales de Deminor.

Consultant : toute personne (employé, dirigeant, collaborateur ou consultant) intervenant matériellement dans l’exécution de la Mission pour le compte de Deminor.

Contrat Principal : l’offre, la proposition, le devis et/ou la lettre de mission acceptée par le Client, décrivant notamment la portée de la Mission et, le cas échéant, les conditions particulières convenues.

Convention : le Contrat Principal, les présentes Conditions Générales, ainsi que, le cas échéant, tout document expressément incorporé par référence.

Deminor : Deminor SA, une société anonyme de droit belge, inscrite auprès de la Banque‑Carrefour des Entreprises sous le numéro 0540.666.617 et enregistrée auprès de l’administration de la TVA sous le numéro BE 540.666.617, dont le siège social est situé au 7 rue Joseph Stevens, 1000 Bruxelles (Belgique). Deminor exerce ses activités de conseil et d’assistance sous les marques commerciales deminor NXT (www.deminornxt.com ) et dups (www.dups.be).

Livrables : tout rapport, avis, note, analyse, présentation, document, fichier, support ou autre résultat remis par Deminor au Client dans le cadre de la Mission, sous format papier ou électronique.

Mission : les prestations de services convenues entre Deminor et le Client, telles que décrites dans le Contrat Principal.

Partie : Deminor et le Client, chacun désigné individuellement comme une « Partie » et collectivement comme les « Parties ».

Tiers : toute personne autre que Deminor et le Client.

 

 

1. Champ d’application

Les présentes Conditions Générales s’appliquent à toute Mission confiée à Deminor et font partie intégrante de la Convention. En cas de contradiction entre les documents composant la Convention, le Contrat Principal prévaut sur les Conditions Générales, et les Conditions Générales prévalent sur tout document incorporé par référence, sauf stipulation expresse contraire. Sauf acceptation écrite expresse de Deminor, les conditions du Client sont exclues. Les Conditions Générales sont disponibles sur demande et/ou via le site internet de Deminor. Les présentes Conditions Générales sont disponibles en néerlandais, en français et en anglais. En cas de divergence entre les différentes versions des Conditions Générales, la version néerlandaise prévaut.

 

2. Cocontractant

Toute Mission est acceptée et exécutée par Deminor exclusivement. Il en va ainsi lorsqu’une Mission est confiée, expressément ou tacitement, à une personne déterminée au sein de Deminor. Deminor assume seule la responsabilité des services fournis dans le cadre de la Mission. Le Client renonce à toute action, contractuelle ou extracontractuelle, à l’encontre des Consultants.

 

3. Personnel

 Deminor reste libre d’organiser et de composer les équipes affectées à la Mission à sa discrétion. Sauf accord exprès contraire, la désignation d’un Consultant particulier dans le Contrat Principal ou lors des échanges précontractuels ne constitue pas un engagement de Deminor de maintenir ce Consultant tout au long de la Mission. En cas de remplacement d’un Consultant, Deminor veille à assurer la continuité et la qualité des prestations.

 

Pendant la durée de la Mission et pendant une période de douze (12) mois suivant sa conclusion, le Client s’abstient de recruter ou de solliciter directement ou indirectement, pour quelque motif que ce soit, tout Consultant ayant participé à l’exécution de la Mission. En cas de violation de cette obligation, le Client s’engage à verser à Deminor une indemnité forfaitaire équivalente à douze (12) mois de rémunération brute du Consultant concerné.

 

 

4. Conflit d’intérêts

Deminor met en œuvre des procédures internes visant à identifier et à gérer les situations de conflit d’intérêts susceptibles d’affecter son indépendance ou son impartialité dans l’exécution de la Mission. Lorsqu’un tel conflit est identifié, Deminor en informe le Client sans délai par écrit, en décrivant la nature du conflit et les mesures d’atténuation envisagées.

 

Les Parties conviennent de rechercher en concertation une solution appropriée. Si aucune solution acceptable n’est trouvée dans un délai de quinze (15) jours, Deminor peut se retirer de la Mission, sans préjudice des honoraires déjà acquis. Le Client s’engage de son côté à informer Deminor de toute situation dont il aurait connaissance et qui serait susceptible de créer un conflit d’intérêts dans le chef de Deminor.

 

5. Absence de pouvoir de mandat dans le chef de Deminor

Deminor ne peut poser aucun acte juridique au nom et pour le compte du Client, sauf mandat spécial donné à cet effet et sous réserve de ratification par le Client.

 

6. Best efforts.

Les engagements de Deminor constituent des obligations de moyen. Deminor s’engage à exécuter sa Mission avec toute la diligence requise (« best efforts »), sans garantir l’obtention d’un résultat déterminé.

 

7. Bénéficiaire des prestations

Toute prestation fournie par Deminor l’est au bénéfice exclusif du Client concerné et est fournie uniquement dans le cadre de la Mission concernée. Les avis de Deminor ne peuvent être utilisés par des Tiers et Deminor n’assume aucune responsabilité à leur égard, sauf accord exprès et écrit.

 

8. Intervention de Tiers

Deminor peut faire appel à des Tiers en vue de l’exécution de prestations entrant dans le cadre de la Mission pour le compte du Client. Deminor fera preuve de la diligence requise lors de la sélection de ces Tiers, mais n’est en aucun cas responsable des actes ou négligences de ces derniers. Deminor veillera le cas échéant à ce que ces Tiers se conforment et respectent toutes les conditions et modalités de la Convention entre Deminor et le Client.

 

9. Garantie à l’égard des Tiers

Le Client garantit Deminor contre toute revendication émanant de Tiers qui découlerait de la Mission confiée par le Client et/ou des prestations effectuées pour le Client, sauf dans la mesure où une telle revendication est basée sur une faute intentionnelle ou une faute lourde de Deminor.

 

10. Honoraires et frais

Sauf convention contraire, les honoraires sont calculés en fonction du nombre d’heures prestées multiplié par les tarifs horaires fixés annuellement par Deminor. Ces taux horaires font l’objet d’une indexation annuelle au cours de la relation contractuelle avec le Client en fonction de l’indice des prix à la consommation. Les tarifs horaires peuvent varier en fonction de l’expérience et du niveau de compétence du Consultant, et sont précisés dans le Contrat Principal.

Les frais supportés par Deminor sont portés en compte de la manière suivante :

• frais de bureau (impression, dactylographie, secrétariat, etc.) : 5 % du montant total facturé hors TVA ;
• frais de déplacement en dehors de l’arrondissement du siège concerné par la Mission ( Bruxelles ou Gand) 0,51 EUR par kilomètre ;
• frais de déplacement au sein de l’arrondissement du siège concerné par la Mission : 8,20 EUR ;
• autres frais : ils sont facturés au Client au coût réel, avec production de justificatifs. L’accord préalable du client est requis si la dépense excède 100 EUR hors TVA.

 

Tous les montants s’entendent hors TVA. Une TVA au taux en vigueur (actuellement 21 %) est ajoutée au montant global des frais et honoraires.

Les prestations de Deminor sont en principe facturées mensuellement.

Conformément à la réglementation belge relative à la facturation électronique obligatoire entre assujettis à la TVA établis en Belgique, les factures émises par Deminor à destination de Clients assujettis à la TVA en Belgique sont transmises exclusivement via le réseau PEPPOL, au format structuré requis (UBL/CII). Le Client est tenu de disposer d’un point d’accès PEPPOL actif et de communiquer à Deminor son identifiant PEPPOL (Peppol ID) avant le début de la Mission ou, au plus tard, avant l’émission de la première facture.

 

Seules les factures transmises via le réseau PEPPOL sont réputées valablement émises et constituent le point de départ du délai de paiement et du délai de réclamation visés au présent article. Deminor ne peut être tenue responsable d’aucun retard de paiement, pénalité ou autre conséquence résultant de l’absence ou du dysfonctionnement du point d’accès PEPPOL du Client, de la communication d’un identifiant PEPPOL erroné ou incomplet, ou de toute interruption du réseau PEPPOL indépendante de la volonté de Deminor.

 

En cas d’impossibilité technique temporaire et dûment justifiée d’utiliser le réseau PEPPOL, les Parties peuvent convenir par écrit d’un mode de transmission alternatif pour la facture concernée. Cette dérogation est strictement limitée à la facture en cause et ne vaut pas renonciation aux obligations de facturation électronique pour les périodes ultérieures.

 

Pour les Clients non assujettis à la TVA en Belgique ou pour lesquels la facturation électronique via PEPPOL n’est pas légalement requise, Deminor peut émettre ses factures selon les modalités convenues dans le Contrat Principal ou, à défaut, par voie électronique à l’adresse communiquée par le Client.

 

Les factures sont payables dans un délai de quinze (15) jours à compter de leur date d’émission. Toute réclamation relative à une facture doit être notifiée par écrit à Deminor dans les quinze (15) jours de sa réception, à défaut de quoi elle ne sera pas prise en considération.

 

Sauf convention contraire, Deminor peut exiger du Client, préalablement au début de la Mission, le versement d’un acompte à valoir sur les honoraires et frais à venir. Cet acompte sera déduit de la première facture.

 

11. Retard de paiement

Le non‑paiement d’une facture à l’échéance fait courir de plein droit et sans mise en demeure préalable des intérêts de retard, à compter de la date d’échéance et au taux d’intérêt légal applicable aux transactions commerciales en vigueur au moment de l’échéance (actuellement 10,5 %).

 

Un montant forfaitaire fixé à quinze pour cent (15 %) du montant de la facture est également dû à titre de dommages et intérêts, avec un minimum de cinq cents euros (500 EUR) et un maximum de douze mille cinq cents euros (12.500 EUR), sans préjudice du droit pour Deminor de réclamer l’indemnisation de l’intégralité des dommages et frais réels encourus du fait du non‑respect des échéances de paiement.

 

Lorsque la facture est adressée à un consommateur privé, des intérêts de retard sont dus au taux d’intérêt légal applicable aux consommateurs (actuellement 4,5 %).

Dans ce cas, les montants d’indemnisation sont strictement limités aux plafonds prévus par la législation belge applicable depuis le 1er septembre 2023, à savoir :

 

• 20 EUR pour les montants impayés jusqu’à 150 EUR ;
• 30 EUR augmentés de 10 % de la tranche comprise entre 150 EUR et 500 EUR ;
• 65 EUR augmentés de 5 % de la tranche excédant 500 EUR ;
  avec un plafond maximum de 2.000 EUR.

 

12. Confidentialité et collaboration

Sauf autorisation expresse du Client, Deminor s’engage à respecter la plus stricte confidentialité concernant tous les documents et informations, de nature écrite ou orale, se rapportant au dossier du Client et communiqués dans le cadre de la Mission, et à ne pas les transmettre à des Tiers. Cette obligation ne s’applique pas (i) aux informations tombées dans le domaine public sans violation de la présente clause, (ii) aux informations déjà connues de Deminor avant leur communication par le Client, (iii) aux informations obtenues licitement d’un Tiers non soumis à une obligation de confidentialité, ni (iv) lorsque la divulgation est requise par la loi, une réglementation, une décision d’une autorité compétente ou dans le cadre d’une obligation professionnelle. Deminor est en outre autorisée à communiquer les informations strictement nécessaires à ses assureurs, conseils externes et sous‑traitants/Consultants impliqués dans l’exécution de la Mission, pour autant que ceux‑ci soient soumis à une obligation de confidentialité.

 

Les obligations de confidentialité prévues au présent article s’appliquent aussi bien pendant qu’après la Mission, aussi longtemps que les informations confidentielles n’ont pas perdu leur caractère confidentiel.

 

Deminor s’engage à restituer, à l’issue de la Mission et à première demande, tous les documents, originaux ou copies, communiqués par le Client.

 

Sauf autorisation expresse, le Client et Deminor s’engagent à garder strictement confidentielle l’existence même de la Mission.

 

Le Client s’engage à collaborer raisonnablement avec Deminor (« best efforts ») et à mettre à disposition tous les documents et informations utiles ou nécessaires à l’exécution de la Mission.

 

13. Propriété intellectuelle

Deminor demeure titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle afférents à ses méthodes, outils, modèles, systèmes, logiciels, bases de données, documents types et à son savoir-faire, qu’ils soient préexistants ou développés avant ou durant la Mission.

 

Deminor demeure titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur les Livrables transmis au Client dans le cadre de la Mission. La remise des Livrables n’emporte aucune cession de droits. Les Livrables ne peuvent être utilisés par le Client que pour les besoins et le but de la Mission, et ne peuvent être publiés, reproduits, adaptés ou communiqués à des Tiers sans l’accord écrit préalable de Deminor.

 

14. Utilisation de l’intelligence artificielle

Dans le cadre de l’exécution de la Mission, Deminor peut avoir recours à des outils ou systèmes d’intelligence artificielle (ci-après « Outils IA ») à des fins d’assistance, notamment pour la recherche documentaire, l’analyse de données, la structuration d’informations ou l’aide à la rédaction de documents préparatoires.

Le recours à des Outils IA ne modifie en rien les obligations de Deminor au titre de la Convention. Deminor demeure seule responsable du contenu des Livrables remis au Client. Tout élément produit avec le concours d’Outils IA fait l’objet d’une vérification critique et d’une validation par un Consultant qualifié avant toute remise au Client. Deminor attire l’attention du Client sur le fait que les Outils IA peuvent produire des résultats inexacts ou incomplets (notamment par le phénomène dit d’hallucination) ; c’est précisément pour cette raison que la validation humaine constitue une étape systématique et non substituable du processus de travail de Deminor.

 

Deminor s’assure que les Outils IA utilisés dans le cadre de la Mission respectent des standards appropriés en matière de confidentialité et de sécurité des données, conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données (RGPD) et, le cas échéant, au Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle (AI Act).

 

Le Client est informé que l’utilisation, de sa propre initiative, d’Outils IA grand public pour traiter, résumer ou analyser des informations relatives à la Mission est susceptible d’entraîner des risques de confidentialité, notamment par le transfert de données vers des serveurs situés hors de l’Union européenne. Deminor décline toute responsabilité pour les conséquences découlant d’un tel usage par le Client.

 

15. Lutte contre le blanchiment

Conformément à la réglementation belge et européenne en matière de lutte contre le blanchiment, Deminor peut être tenue d’identifier le Client et ses ayants droits bénéficiaires. Par conséquent, Deminor peut être amenée à demander au Client certaines informations et certains documents, les conserver et/ou consulter des bases de données appropriées à cette fin.

 

Le Client s’engage à fournir les informations demandées à Deminor et à informer Deminor en temps opportun de tout changement en ce qui concerne ces informations et documents.

 

À défaut de communication de ces informations et documents dans un délai raisonnable, Deminor se réserve le droit de suspendre ou de mettre fin à la Mission.

 

16. Protection des données à caractère personnel

 Deminor traite les données à caractère personnel conformément à la législation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données (RGPD). Deminor est responsable du traitement des données.

 

Pour toute information relative aux modalités de traitement, aux droits des personnes concernées et aux mesures de sécurité mises en place, il est renvoyé à la politique de confidentialité de Deminor disponible sur le site internet de Deminor (Politique de respect de la vie privée et d’utilisation de cookies – deminor NXT)

 

Les données sont traitées aux fins suivantes : gestion des dossiers, gestion de la clientèle, contrôle de qualité, communications informationnelles ou promotionnelles, et respect des obligations légales et réglementaires.

 

Les données ne sont transmises à des Tiers que dans la mesure nécessaire à l’exécution de la Mission ou au respect d’obligations légales. Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition, exercé par demande écrite à info@deminornxt.com, accompagnée d’une copie de la carte d’identité.

 

17. Responsabilité

Sauf disposition impérative contraire et sauf cas de faute lourde ou intentionnelle reconnue judiciairement en dernier ressort de Deminor, la responsabilité totale de Deminor, à quelque titre que ce soit, est limitée à un montant n’excédant pas 50% du montant total des honoraires perçus dans le cadre de l’exécution de la Mission (à l’exclusion de tout Success Fee perçu par Deminor).

 

Deminor souscrit une assurance en responsabilité civile professionnelle auprès d’un assureur notoirement solvable. Sur demande expresse du Client, Deminor peut communiquer les informations essentielles relatives à cette couverture (assureur, étendue, montants). Cette communication est effectuée à titre d’information et ne saurait modifier les limites de responsabilité contractuellement convenues.

 

Deminor ne peut en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects, tels que notamment perte de chance, perte de bénéfice, perte de clientèle ou atteinte à la réputation.

 

Seule Deminor peut être tenue responsable dans le cadre de l’exécution de la Mission. Le Client renonce à toute action, contractuelle ou extracontractuelle, à l’encontre des Consultants.

 

Toute réclamation relative à l’exécution de la Mission doit être notifiée par écrit à Deminor dans un délai de trente (30) jours à compter de la date à laquelle le Client a eu connaissance du fait générateur, ou aurait dû raisonnablement en avoir connaissance, sans que ce délai ne puisse excéder 24 mois à compter de la remise des Livrables concernés ou de la fin de la Mission..

 

18. Force majeure

Aucune des Parties ne peut être tenue responsable de l’inexécution ou du retard dans l’exécution de ses obligations lorsque cela résulte d’un cas de force majeure, entendu comme tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur à la Partie concernée, échappant à son contrôle raisonnable, tel que notamment : catastrophe naturelle, pandémie, guerre, acte terroriste, émeute, décision gouvernementale ou réglementaire contraignante, défaillance généralisée des réseaux de communication ou de l’infrastructure numérique.

 

La Partie qui invoque un cas de force majeure en informe l’autre Partie par écrit dans les meilleurs délais après en avoir eu connaissance. Les obligations de la Partie affectée sont suspendues pour la durée de l’événement. Si le cas de force majeure persiste au-delà de soixante (60) jours, chaque Partie peut mettre fin à la Convention par notification écrite, sans indemnité de part ni d’autre, sous réserve du paiement par le Client des honoraires et frais déjà engagés par Deminor.

 

19. Résiliation

Sauf stipulation contraire dans le Contrat Principal, chaque Partie peut mettre fin à la Convention à tout moment, moyennant notification écrite adressée à l’autre Partie avec un préavis de trente (30) jours calendrier. En cas de résiliation à l’initiative du Client, les honoraires et frais correspondant aux prestations réalisées jusqu’à la date effective de résiliation demeurent intégralement dus. Deminor remet au Client, dans un délai raisonnable suivant la résiliation, les documents en sa possession appartenant au Client. Toutefois, en cas de résiliation par le client d’un Contrat Principal qui prévoit des honoraires en fonction d’un résultat à atteindre, le Client sera tenu de respecter les conditions particulières du Contrat Principal, le cas échéant le Client indemnisera Deminor pour toutes les prestations effectuées selon les heures prestées non facturées au tarif horaire en vigueur à la date de résiliation.

 

Deminor peut résilier la Convention avec effet immédiat, sans préavis ni indemnité, en cas : (i) de manquement grave et non remédié du Client à l’une de ses obligations essentielles dans un délai de quinze (15) jours suivant mise en demeure écrite ; (ii) d’ouverture d’une procédure d’insolvabilité à l’égard du Client ; (iii) de non-communication des informations requises au titre de la réglementation anti-blanchiment ; ou (iv) de survenance d’un conflit d’intérêts insurmontable. Les clauses dont la nature implique la survie à la résiliation (notamment confidentialité, propriété intellectuelle, responsabilité et droit applicable) demeurent en vigueur après la fin de la Convention.

 

20. Renonciation

 Aucune renonciation à toute disposition de la Convention n’aura d’effet, à moins de faire l’objet d’un écrit signé par la Partie qui renonce.

 

21. Cession

Sans préjudice des conséquences légales des transferts d’universalité ou de branche d’activité, des fusions, des scissions et d’opération équivalentes, les Parties ne peuvent transférer ou grever ou céder d’aucune manière les droits ou obligations qui découlent pour elles de la présente Convention, sans le consentement écrit préalable des autres Parties à la Convention.

 

22. Invalidité partielle

La nullité ou l’inapplicabilité d’une disposition n’affecte pas la validité des autres dispositions. La disposition concernée sera remplacée par une disposition valable produisant un effet économique équivalent.

 

23. Droit applicable et compétence

La relation contractuelle entre le Client et Deminor est régie par le droit belge.

 

Les dispositions impératives issues du droit international privé applicable demeurent applicables, sans que cela n’emporte l’application automatique de dispositions supplétives étrangères lorsque le droit belge est valablement applicable.

 

En cas de litige relatif à la validité, l’interprétation ou l’exécution de la relation contractuelle, les Parties s’engagent à tenter préalablement de résoudre leur différend à l’amiable, y compris le cas échéant par le recours à une procédure de médiation, dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification du litige par la Partie la plus diligente. A défaut de résolution amiable dans ce délai, le litige sera exclusivement soumis aux tribunaux compétents de Bruxelles, sauf disposition impérative contraire.