Assemblée générale annuelle des actionnaires : quelques conseils pratiques

Pour l’équipe de deminor NXT, les mois d’avril à juin sont traditionnellement très chargés. Les actionnaires se réveillent généralement très tard, quelques jours avant l’assemblée générale, bien que la date annuelle soit fixée par la loi.

Notre récente enquête montre qu’en Belgique, plus de 56% des PME ont un maximum de deux actionnaires, et même 76% des PME familiales. Dans 60 % des PME, les actionnaires ne sont actifs que sur le plan opérationnel.

Dans ces entreprises, l’assemblée générale annuelle est souvent  vu comme une formalité juridique. Les réunions se tiennent alors souvent « sur papier », avec des procès-verbaux préparés par un cabinet comptable externe.

Pour les PME à actionnariat multiple, où tous les actionnaires ne pas sont actifs dans l’entreprise, une assemblée générale formelle est souvent plus nécessaire. Certains chefs d’entreprise y voient un effort futile, tandis que d’autres y voient une occasion unique d’informer et d’impliquer plus activement leurs actionnaires dans les réalisations et les perspectives d’avenir de l’entreprise. C’est l’occasion d’expliquer les points clés de la stratégie et les résultats obtenus. C’est aussi le forum pour informer les actionnaires sur les perspectives d’avenir, les risques et les opportunités, les investissements prévus et les perspectives financières, y compris la politique de dividende. A titre d’illustration, l’enquête de deminor NXT montre que seulement 47% des PME ont défini une politique de dividende.

Les actionnaires d’une PME ou d’une entreprise familiale n’ont pas la possibilité de sortir du capital et de vendre leurs actions s’ils ne sont pas satisfaits de la politique menée. Ils mettent à disposition leur capital et peuvent donc s’attendre à une compensation, sous la forme d’un dividende annuel ou au moins de la perspective d’une augmentation de la valeur de leurs actifs. Par ailleurs, la nouvelle génération dans les entreprises familiales est de plus en plus responsabilisée, pose davantage de questions et attend des administrateurs familiaux qu’ils rendent des comptes sur les politiques menées.

Il est donc nécessaire que les chefs d’entreprise ou les conseils d’administration préparent minutieusement l’assemblée générale annuelle. C’est la plateforme appropriée pour engager le dialogue avec tous les actionnaires, y compris ceux qui ne sont pas actifs dans l’entreprise.

Voici quelques conseils pratiques et points d’attention :

1. Règles formelles
   Depuis la modification du droit des sociétés, il n’est plus nécessaire d’envoyer une lettre de convocation recommandée ; cela peut désormais se faire par courrier électronique. Toutefois, l’ordre du jour et les documents à discuter doivent être remis quinze jours à l’avance.
2. Ordre du jour clair
   Les actionnaires qui détiennent conjointement 10 % des actions sont autorisés à proposer leurs propres points à l’ordre du jour d’une assemblée générale.
3. Droit de poser des questions
   Tout actionnaire, même s’il ne détient qu’une seule action, dispose d’un droit étendu de poser des questions. Le conseil d’administration ne peut pas refuser de répondre aux questions relatives aux points de l’ordre du jour.
4. Inscription et questions
   Il est possible de demander à l’avance aux actionnaires de s’inscrire ou de poser leurs questions par écrit. Il n’est pas possible de restreindre le droit de poser des questions, mais la remise de questions écrites à l’avance est une bonne pratique pour permettre au conseil d’administration de se préparer correctement.
5. Participation et vote à distance
   Depuis la pandémie de COVID, la participation et le vote à distance sont possibles. Cela doit être organisé par le conseil d’administration de manière à ce que toutes les formalités soient valablement respectées.
6. Procès-verbal
   Au cours de la réunion, les discussions et les décisions prises font l’objet d’un procès-verbal. Les actionnaires ou les administrateurs peuvent exiger que certaines déclarations ou leur comportement de vote figurent au procès-verbal.
7. Lors de l’assemblée annuelle, les comptes annuels de l’exercice écoulé sont approuvés.
   Le conseil d’administration doit se préparer à répondre aux questions financières, tant sur les postes du bilan que sur le compte de résultat et les annexes détaillées. Lorsqu’un commissaire est nommé, les actionnaires peuvent compter sur sa présence effective pour répondre à leurs questions

Il ne s’agit là que de quelques conseils et points d’attention. Notre conviction est qu’une entreprise ne peut se développer sans des actionnaires heureux. Un dialogue constructif lors de l’assemblée générale annuelle accroît l’engagement et la transparence. C’est important en période de prospérité, mais encore plus lorsque le contexte économique est plus difficile. Dans ce cas, vous avez encore plus besoin du soutien de tous les actionnaires.

Nous sommes à deminor NXT prêts pour la saison des réunions d’actionnaires de 2025.

Enfin, nous attirons l’attention sur le fait que les sociétés cotées en bourse ont des règles et des préoccupations très différentes. La couverture médiatique crée généralement un peu plus de tension ou de stress lors de ces assemblées, ce qui crée d’autres dynamiques .

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Vous avez des questions concernant l’organisation d’une assemblée générale ? N’hésitez pas à nous contacter ! Notre équipe spécialisée se fera un plaisir de vous conseiller et de vous aider.