Conflict

Governance

Finance

Transactions

Wealth

Spanningen? Uiteenlopende visies? Een gebrek aan informatie of vertrouwen? Wij beschikken over de nodige ervaring om te bemiddelen en conflicten tussen aandeelhouders of bestuursleden op te lossen.

Corporate governance ligt aan de grondslag van waar wij in geloven: de keuze van de juiste structuur waarin transparante communicatie primeert en de rollen worden gerespecteerd om in vertrouwen met elkaar te werken.

Bij deminor NXT zorgen we ervoor dat uw cijfers kloppen. Of het nu gaat om een waardebepaling van uw aandelen of uw bedrijf, een cashflowplanning of een financiële analyse. We vertalen uw strategie naar een financieel businessplan en adviseren u bij investeringsbeslissingen.

Deminor NXT leidt transacties in goede banen dankzij de gebundelde juridische en financiële expertise van een ervaren M&A-team. Of het nu gaat om een overname, een overdracht, een familiale overdracht, een exit, een kapitaalsverhoging of een andere vorm van financiering, wij streven steeds naar een objectieve waardebepaling, waardemaximalisatie en solide overeenkomsten.

What’s next? Wij luisteren naar uw vraag of behoefte rond uw persoonlijke vermogen en begeleiden u bij het nemen van de volgende stappen. Als uw compagnon de route maken we u wegwijs in een voor u op maat uitgewerkte vermogensstructuur.

De jaarlijkse aandeelhoudersvergadering: enkele praktische tips

deminor NXT > Nieuws > De jaarlijkse aandeelhoudersvergadering: enkele praktische tips

Geschreven door

Inleiding

De jaarlijkse aandeelhoudersvergadering biedt een uitgelezen kans voor aandeelhouders om terug te blikken op het afgelopen boekjaar, de jaarrekeningen formeel goed te keuren en de bestuurders kwijting te verlenen voor hun beheer.

Het is dan ook het moment voor aandeelhouders om hun stem te laten horen en vragen te stellen aan het management en aan het bestuur over hun beleid en toekomstplannen.

De aandeelhoudersvergadering

Voor het team van deminor NXT zijn de maanden april tot en met juni traditioneel een zeer drukke periode. Aandeelhouders schieten wakker. Meestal zeer laat, enkele dagen voor de aandeelhoudersvergadering. De jaarlijkse datum ligt evenwel statutair vast.

 

Uit ons recent onderzoek blijkt dat in België meer dan 56% van de kmo’s maximaal 2 aandeelhouders hebben, bij familiale kmo’s is dit zelfs 76%. Bij 60% van de kmo’s zijn de aandeelhouders uitsluitend operationeel actief.

 

Bij deze bedrijven wordt de aandeelhoudersvergadering vaak als een wettelijke formaliteit gezien. De vergaderingen worden dan vaak “op papier” gehouden, met notulen die door een extern accountantskantoor zijn opgemaakt.

 

Voor de kmo’s met meerdere aandeelhouders, waarbij niet alle aandeelhouders actief zijn in het bedrijf, is een formele jaarlijkse aandeelhoudersvergadering vaak meer noodzakelijk. Sommige bedrijfsleiders zien dit als een nutteloze moeite, terwijl anderen het juist als een unieke kans beschouwen om hun aandeelhouders te informeren en actiever te betrekken bij de realisaties en toekomstmogelijkheden van het bedrijf. Het is de gelegenheid om de kernpunten van de strategie en de behaalde resultaten toe te lichten. Het is ook het forum om de aandeelhouders te informeren over de toekomstverwachtingen, de risico’s en opportuniteiten, de geplande investeringen en financiële perspectieven, onder meer het dividendbeleid. Uit het deminor NXT onderzoek blijkt ter illustratie dat slechts 47% van de kmo’s een dividendbeleid hebben bepaald.

 

Aandeelhouders in een kmo of familiebedrijf hebben geen beurs om uit het kapitaal te stappen en hun aandelen te verkopen wanneer zij niet tevreden zijn met het beleid. Zij stellen hun geduldig kapitaal ter beschikking en mogen daarom een compensatie verwachten, in de vorm van een jaarlijks dividend of minstens het perspectief dat de waarde van hun vermogen stijgt. De nieuwe generatie bij familiebedrijven wordt trouwens mondiger, stelt meer vragen en verwacht dat familiale bestuurders verantwoording afleggen over het gevoerde beleid.

 

Het is daarom noodzakelijk om als bedrijfsleider of als raad van bestuur de jaarlijkse algemene vergadering grondig voor te bereiden. Het is het geschikte platform om in dialoog te treden met alle aandeelhouders, ook de aandeelhouders die niet actief zijn in het bedrijf.

 

 

Praktische tips

Daarom enkele praktische tips en aandachtspunten:

 

  1. Formele regels
    Sinds de wijziging van de vennootschapswetgeving hoeft er geen aangetekende oproepingsbrief meer verzonden te worden; dit kan nu ook per e-mail. De agenda en te behandelen documenten moeten wel 15 dagen op voorhand worden bezorgd.
  2. Duidelijke agenda
    Aandeelhouders die gezamenlijk 10% van de aandelen bezitten, mogen zelf agendapunten voorstellen op een aandeelhoudersvergadering.
  3. Vraagrecht
    Elke aandeelhouder, zelfs met slechts één aandeel, heeft een uitgebreid vraagrecht. Het bestuur mag niet weigeren om op vragen te antwoorden die betrekking hebben op de agendapunten.
  4. Registratie en vragen
    Op voorhand vragen dat aandeelhouders zich registreren of hun vragen schriftelijk bezorgen, is mogelijk. Het vraagrecht beperken is niet mogelijk, maar schriftelijke vragen vooraf bezorgen is een goede werkwijze om het bestuur de mogelijkheid te bieden zich goed voor te bereiden.
  5. Deelnemen en stemmen op afstand
    Sinds de COVID pandemie is deelnemen en stemmen op afstand mogelijk. Dit moet door het bestuur zodanig worden georganiseerd dat alle formaliteiten geldig worden nageleefd.
  6. Notulen
    Tijdens de vergadering worden notulen opgemaakt van de besprekingen en genomen besluiten. Aandeelhouders of bestuurders kunnen eisen dat bepaalde verklaringen of hun stemgedrag worden opgenomen in de notulen.
  7. Op de jaarvergadering worden de jaarrekeningen van het voorbije boekjaar goedgekeurd.
    Het bestuur moet zich voorbereiden op financiële vragen, zowel over balansposten, de resultatenrekening als de gedetailleerde bijlagen. Wanneer een commissaris revisor is aangesteld, mogen aandeelhouders erop rekenen dat deze ook effectief aanwezig is om op hun vragen te antwoorden.

 

Dit zijn maar enkele tips en aandachtspunten. Onze overtuiging is dat een bedrijf niet kan groeien zonder gelukkige aandeelhouders. Een constructieve dialoog op de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering zorgt voor meer betrokkenheid en transparantie. In goede tijden is dit belangrijk, maar nog meer wanneer de economische context moeilijker is. Dan heb je de steun van alle aandeelhouders nog meer nodig.

 

Wij zijn bij deminor NXT helemaal klaar voor het aandeelhoudersvergaderingen seizoen 2025!

 

Als afsluiter geven wij nog mee dat bij beursgenoteerde ondernemingen overigens heel andere regels en aandachtpunten gelden. De media-aandacht zorgt op deze aandeelhoudersvergaderingen meestal nog voor iets meer spanning of stress, die voor andere dynamieken zorgen.

 

***

 

Heeft u vragen over de organisatie van een aandeelhoudersvergadering? Aarzel niet om contact met ons op de nemen! Ons gespecialiseerd team staat u met raad en daad bij.

 

 

 

Verwante artikels

Onze nieuwsbrief ontvangen?

Schrijf u in voor onze 3-maandelijkse nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van onze diensten en inzichten.