De aandeelhoudersovereenkomst: wat is het, waarom en hoe pak je het aan?

Een aandeelhoudersovereenkomst is een contract dat wordt gesloten tussen aandeelhouders, waarin de afspraken tussen hen worden vastgelegd. Het heeft als doel hun relatie te structureren rond een aantal thema’s (zoals de organisatie van het bestuur van het bedrijf, de samenstelling van de raad van bestuur, de regels voor de overdraagbaarheid van aandelen, het dividendbeleid, enz.). Deze overeenkomsten gelden voor de volledige duur van de samenwerking en hebben kracht van wet tussen de partijen.

In tegenstelling tot statuten, die worden gepubliceerd en dus voor iedereen toegankelijk zijn, is een aandeelhoudersovereenkomst alleen bekend bij de partijen die deze ondertekenen en kan deze over het algemeen op elk moment worden gewijzigd met instemming van alle partijen. Afgezien van het verschil in vertrouwelijkheid, kunnen de statuten alleen worden gewijzigd bij notariële akte, waarvoor een meerderheid van ten minste 75% op de algemene vergadering vereist is. Dit betekent dat de procedure veel werk en kosten met zich meebrengt.

Het bestaan van een bedrijf wordt gekenmerkt door veel veranderingen. Het is helemaal niet ondenkbaar dat op een gegeven moment bepaalde oorspronkelijke afspraken niet meer overeenkomen met de werkelijkheid, dat aandeelhouders veranderen of dat er een nieuwe strategie wordt ingevoerd. Een aandeelhoudersovereenkomst heeft het voordeel dat ze snel kan worden aangepast aan deze veranderingen.

Relaties structureren, anticiperen op scenario’s en mogelijke veranderingen. Wat kan er worden opgenomen in een aandeelhoudersovereenkomst?

Er is veel vrijheid om te bepalen welke afspraken er in een aandeelhoudersovereenkomst worden vastgelegd. Hoewel er wettelijke beperkingen zijn, geeft de praktijk de partijen veel vrijheid om de inhoud van hun overeenkomsten te bepalen, zodat ze een echt “op maat gemaakte” overeenkomst kunnen opstellen.

De belangrijkste onderwerpen die in een aandeelhoudersovereenkomst moeten worden opgenomen:

• De missie, visie of objectieven die de aandeelhouders nastreven binnen het bedrijf: hebben de aandeelhouders een gemeenschappelijk doel of tegengestelde visies?
• De regels voor de verwerving en verkoop van aandelen: wie kan aandeelhouder worden, hoe kan een aandeelhouder uit het kapitaal stappen of aandelen verkopen, wat zijn de regels bij een bod van een derde partij, hoe wordt de prijs bepaald?
• Afspraken over hoe het bedrijf zal worden bestuurd en geleid: wie is verantwoordelijk voor het bestuur, wie vormt het bestuursorgaan, hoe wordt het toezicht georganiseerd, welke bestuursstructuur wordt opgezet?
• Hoe is de interactie tussen aandeelhouders: wanneer komen ze samen en hoe nemen ze beslissingen, hoe zijn ze vertegenwoordigd in bestuurs- of toezichthoudende organen?
• Hoe wordt het kapitaal vergoed: wat wordt het dividendbeleid, worden de andere financiële aspecten geregeld tussen de partijen?
• Er kunnen ook aanvullende bepalingen zijn met betrekking tot niet-concurrentie, vertrouwelijkheid, de regeling van eventuele geschillen, enz.

Vooruitdenken. Hoe kunnen we onze behoeften in kaart brengen zodat we efficiënt kunnen beginnen met het opstellen van een aandeelhoudersovereenkomst?

We krijgen vaak de vraag of het noodzakelijk is om zo’n document op te stellen of dat er een standaardindeling is voor een aandeelhoudersovereenkomst. Regelmatig krijgen we de volgende opmerkingen te horen: “Dat zien we later wel”, “We willen geen budget besteden aan juridische zaken”, “De aandeelhouders kennen elkaar en kunnen het goed met elkaar vinden, dus we zien de noodzaak niet om onze relatie te regelen”.

In de praktijk stellen we regelmatig vast dat het ontbreken van duidelijke en vastgelegde regels tussen aandeelhouders schadelijke relationele, operationele of economische gevolgen kan hebben, zowel voor de onderneming als voor de betrokken partijen. Vandaag de dag wordt deze realiteit versterkt door het feit dat aandeelhouders vaak verschillende petten dragen (ondernemer, bestuurder, manager, enz.), wat – bij gebrek aan een kader en in geval van onenigheid – de reikwijdte van deze gevolgen vergroot.

Deze bevinding brengt ons ertoe het belang te benadrukken van het initiëren van een voorafgaande denkoefening over het opzetten van een min of meer gestructureerd kader, afhankelijk van de behoeften.

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is de eerste stap niet om te beginnen met het opstellen van het document op basis van de gebruikelijke juridische concepten en mechanismen, maar eerder om de gemeenschappelijke bedoelingen, de belangrijkste zorgen en de onderwerpen/regels die als prioritair worden beschouwd te onderzoeken. Op die manier kunnen de relevante kwesties die in het verdrag moeten worden opgenomen, worden geïdentificeerd en kan worden beoordeeld in hoeverre daarover al dan niet consensus bestaat.

Het deminor NXT team begeleidt aandeelhouders van A tot Z, van de voorbereidende denkfase, via het opstellen van het document, tot aan de ondertekening.

De verschillende stappen in het proces kunnen als volgt worden samengevat:

Stap 1: Analyse van de bestaande structuur en organen en – indien van toepassing – van de reeds van kracht zijnde regels

Stap 2: Opstellen van een checklist met te bespreken onderwerpen

Stap 3: Individuele of collectieve besprekingen met aandeelhouders

Stap 4: consensus bereiken over de te bespreken kwesties

Stap 5: Opstellen en ondertekenen van de aandeelhoudersovereenkomst

Het spreekt voor zich dat, afhankelijk van de betrokken partijen (familiale aandeelhouders in het geval van een overdracht, oprichters en investeerders in het geval van een fondsenwerving), de inhoud en timing van de verschillende fasen waarschijnlijk zullen veranderen.

De gevaren. Wat moet je vermijden bij het opstellen van een aandeelhoudersovereenkomst?

Het niet structureren van de aanpak en het denkproces kan leiden tot discussies over onderwerpen die niet relevant zijn voor uw situatie, waardoor tijd verloren gaat of een meningsverschil ontstaat (dat voorkomen had kunnen worden).

Zorg er altijd voor dat er een uitweg is, of dit nu een manier is om geschillen op te lossen door een externe deskundige of een bemiddelaar aan te stellen, of exitclausules waarbij de partijen volgens een strikte procedure uit elkaar gaan. Maar al te vaak bevatten aandeelhoudersovereenkomsten mechanismen die, eenmaal in de praktijk gebracht, niet het gewenste doel bereiken, met als gevolg dat de impasse verder kan uitkristalliseren.

Maak de aandeelhoudersovereenkomst ook niet te ingewikkeld, zodat niet alleen de huidige aandeelhouders maar ook hun opvolgers begrijpen wat er op het spel staat bij wat ze ondertekenen, wat hun verplichtingen zijn en wat hun rechten zijn.

In sommige gevallen moet er rekening worden gehouden met de emotionele en persoonlijke aspecten van de discussie. Gevoelige onderwerpen niet meenemen in de discussies is geen oplossing, want ze zullen zeker terugkomen.

***

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan gerust contat op met Thibaut Claes voor een vrijblijvend gesprek of laat uw contactgegeven sachtern en download onze “Checklist Aandeelhoudersovereenkomst“.