Bestuursbevoegdheid en vertegenwoordigings- bevoegdheid in het Belgisch vennootschapsrecht: let op voor verwarring!

Eenvoudig gezegd heeft bestuur betrekking op de interne werking van een vennootschap en verwijst het naar het besluitvormingsproces binnen de organisatie. Vertegenwoordiging daarentegen betreft de externe werking en de vraag wie bevoegd is om de vennootschap tegenover derden te binden.

Het fundamentele onderscheid tussen deze twee concepten is bedoeld ter bescherming van derden die met de vennootschap in contact komen. Een vennootschap wordt juridisch gebonden door elke handeling die wordt verricht door het vertegenwoordigingsorgaan, zolang dit binnen de grenzen van hun bevoegdheden valt. De derde partij hoeft zich hierbij niet te bekommeren om de vraag of het interne besluitvormingsproces correct is gevolgd.

Dit conceptuele onderscheid tussen bestuursbevoegdheid en vertegenwoordigingsbevoegdheid kan echter leiden tot een asymmetrie tussen degenen die belast zijn met het interne besluitvormingsproces en degenen die bevoegd zijn om de vennootschap naar buiten toe te vertegenwoordigen. Deze asymmetrie kan soms resulteren in conflicten of tegenstrijdigheden tussen de beslissingen van de bestuursverantwoordelijken en de handelingen van de vertegenwoordigers. Dit kan op zijn beurt het goede functioneren van de vennootschap in gevaar brengen.

Om dit vraagstuk te verduidelijken, lijkt het ons nuttig om te kijken naar de organen die belast zijn met het uitoefenen van bestuurs- en vertegenwoordigingsbevoegdheden binnen de twee meest voorkomende vennootschapsvormen met rechtspersoonlijkheid in het Belgisch recht, namelijk de naamloze vennootschap (NV) en de besloten vennootschap (BV).

Elke naamloze vennootschap of besloten vennootschap beschikt verplicht over minstens één algemeen bestuursorgaan. Dit verplichte orgaan heeft het recht om een deel van zijn bestuursbevoegdheid te delegeren aan een facultatief orgaan of aan bijzondere gevolmachtigden.

De samenstelling van het verplichte bestuursorgaan hangt af van het type vennootschap in kwestie en de keuzes die door de oprichters zijn gemaakt met betrekking tot het bestuursmodel dat zij binnen hun vennootschap willen invoeren.

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (het “WVV”) voorziet drie mogelijke bestuursmodellen voor naamloze vennootschappen.

Het eerste model, het zogenaamde “monistische” model, wordt gekenmerkt door het bestaan van één collegiaal bestuursorgaan: de raad van bestuur.

In het tweede model wordt het bestuur van de vennootschap toevertrouwd aan één enkele bestuurder.

Het derde en laatste model, het zogenaamde “duale” model, is gebaseerd op het bestaan van twee organen: de raad van toezicht, die verantwoordelijk is voor het algemene beleid, toezicht op de raad van bestuur en alle zaken die uitdrukkelijk aan hem zijn voorbehouden door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (“WVV”) en de raad van bestuur, die instaat voor het operationele beheer en beschikt over een residuele beheersbevoegdheid).

Voor de besloten vennootschap geldt een ander regime: zij worden bestuurd door één of meerdere bestuurders, die samen een college vormen of individueel bestuursbevoegdheid uitoefenen.

De keuze voor een van deze bestuursmodellen is verplicht bij de oprichting van een vennootschap, waarbij de oprichters van zowel NV’s als BV’s een van deze opties moeten vastleggen in de statuten.

Daarnaast voorziet het WVV de mogelijkheid voor de bovengenoemde bestuursorganen om het dagelijks bestuur van de vennootschap te delegeren aan één of meerdere personen. Deze personen kunnen leden zijn van het verplichte bestuursorgaan, maar dat is niet noodzakelijk. Ze kunnen hun taken individueel, gezamenlijk of collegiaal uitoefenen, afhankelijk van de voorwaarden van de delegatie.

Het is ook toegestaan dat het bestuursorgaan (inclusief eventueel de gedelegeerde voor het dagelijks bestuur) bepaalde bevoegdheden delegeert aan derden, zelfs als deze delegaties niet uitdrukkelijk zijn vastgelegd in de statuten.

Het is belangrijk op te merken dat deze bijzondere gevolmachtigden geen organen van de vennootschap zijn, maar louter handelen op basis van de specifieke volmacht die hen is verleend.

De vertegenwoordigingsorganen van een vennootschap zijn verantwoordelijk voor het vertegenwoordigen van de vennootschap in juridische handelingen en gerechtelijke procedures. In de meeste gevallen zijn deze organen identiek aan de bestuursorganen. Bijvoorbeeld, in een naamloze vennootschap (NV) die het monistisch bestuursmodel volgt, behoort de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid toe aan de raad van bestuur die collegiaal handelt en indien van toepassing, aan de gedelegeerde voor het dagelijks bestuur voor wat betreft dat dagelijks bestuur.

De algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid kan ook worden gedelegeerd door het bestuursorgaan, zowel in het geval van een naamloze vennootschap als in het geval van een besloten vennootschap. De volgende voorwaarden moeten worden vervuld opdat deze delegatie tegenwerpelijk is aan derden:

• De delegatie moet expliciet opgenomen zijn in de statuten van de vennootschap. Als de delegatie voortvloeit uit een eenvoudig besluit van een orgaan van de vennootschap, dan wordt dit beschouwd als een volmacht en niet als een statutaire bevoegdheid.

• De vertegenwoordigingsbevoegdheid moet in principe worden toegekend aan één of meerdere bestuurders. De vertegenwoordigingsbevoegdheid kan ook gezamenlijk worden toegekend aan een bestuurder en een niet-bestuurder, of aan een specifieke categorie van bestuurders (bijvoorbeeld een bestuurder die door aandeelhouders met een bepaalde categorie aandelen is aangesteld). De benoemingsbeslissing moet duidelijk de hoedanigheid van de bestuurder vermelden, zodat derden kunnen vaststellen of hij of zij de vennootschap geldig kan verbinden. Statutaire bepalingen die de vertegenwoordigingsbevoegdheid uitsluitend aan niet-bestuurders toekennen voldoen niet aan deze vereiste en moeten worden beoordeeld volgens de regels voor volmachten. Indien dergelijke bepalingen algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid toekennen, zullen als nietig worden beschouwd.

• Wanneer de vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt toegekend aan één of meerdere bestuurders, moet de delegatie betrekking hebben op de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid, namelijk het geheel van vertegenwoordigingsbevoegdheden die de wet toestaat toe te kennen.

• De delegatie van de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid moet worden gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

Zoals eerder vermeld, is het voor derden absoluut cruciaal om te verifiëren of de vennootschap waarmee zij zaken doen op een adequate manier wordt vertegenwoordigd. Als dit niet het geval is, zal de vennootschap niet rechtsgeldig verbonden zijn, en is zij niet verplicht de aangegane verplichting na te komen.

Daarentegen zal elke handeling die door het vertegenwoordigingsorgaan wordt verricht binnen de grenzen van zijn wettelijke bevoegdheden, de vennootschap binden, ongeacht of er al dan niet op rechtsgeldige wijze een besluit is genomen door het bevoegde bestuursorgaan. Dit betekent dat de vennootschap dus de gevolgen draagt van schendingen van haar interne regels met betrekking tot besluitvorming. Dergelijke schendingen kunnen echter leiden tot aansprakelijkheid van de overtreder jegens de vennootschap. Derden kunnen zich op hun beurt niet beroepen op de niet-naleving van de regels met betrekking tot de interne werking van de vennootschap waarmee zij een contract hebben gesloten om zich van de contractuele verbintenis te ontdoen.

In de praktijk merken we dat economische actoren vaak moeite hebben om onderscheid te maken tussen de begrippen bestuur en vertegenwoordiging, en om hun praktische implementatie onder de knie te krijgen.

We besluiten dit artikel dan ook met enkele praktische richtlijnen die voortvloeien uit de bespreking van deze begrippen bestuur en vertegenwoordiging.

Het kan niet vaak genoeg worden herhaald dat het voor de houders van bestuursbevoegdheid cruciaal is om ervoor te zorgen dat de personen met vertegenwoordigingsbevoegdheid een goed begrip hebben van de interne besluitvormingsregels.

Daarnaast is het net zo belangrijk voor de houders van een vertegenwoordigingsbevoegdheid, of deze nu algemeen of bijzonder is, om ervoor te zorgen dat elke handeling die zij namens de vennootschap verrichten, intern en schriftelijk wordt goedgekeurd in overeenstemming met het interne besluitvormingsproces van de vennootschap. Idealiter vindt deze goedkeuring plaats voordat de vertegenwoordiger de handeling uitvoert. Als de vertegenwoordiger te maken krijgt met logistieke of tijdsdruk – wat in de praktijk vaak voorkomt – waardoor het moeilijk is om deze goedkeuring vooraf te verkrijgen, is het altijd beter om zo snel mogelijk een schriftelijke ratificatie te verkrijgen van de relevante personen.

Verder is het belangrijk om bij het opstellen en invoeren van de bestuurs- en vertegenwoordigingsregels rekening te houden met het perspectief van een derde partij.

Ten slotte doet die derde er goed aan om de hoedanigheid te controleren van elke gesprekspartner die beweert namens de vennootschap te handelen, door de statuten van de vennootschap en de gepubliceerde benoemings- en delegatiebesluiten in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad te raadplegen, of door deze op te vragen indien de publicatie ontbreekt.

***

Heeft u vragen? Aarzel niet om ons te contacteren!