L’assemblée générale est un moment très important pour les actionnaires. Il est donc essentiel de bien la préparer. Nous vous proposons quelques conseils qui peuvent vous aider dans cette préparation.
1. Délai de convocation à l’assemblée générale
Le délai de convocation à l’assemblée générale de la plupart des sociétés est de 15 jours. Cela signifie que vous devez avoir reçu la convocation 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale, afin que vous ayez suffisamment de temps pour vous préparer et vous organiser. Les sociétés cotées doivent convoquer l’assemblée générale au moins 30 jours avant celle-ci.
Cette convocation comprendra non seulement la date et le lieu de l’assemblée générale, mais aussi les points à l’ordre du jour et la documentation associée. Aucune décision ne peut être prise sur des questions qui ne figurent pas à l’ordre du jour (voir le conseil 3 pour ajouter vos propres points à l’ordre du jour).
N’oubliez pas non plus de remplir à temps les formalités d’enregistrement (voir le conseil 4).
2. Examiner les points à l’ordre du jour et la documentation
Les documents qui doivent être soumis aux actionnaires, ou qui sont nécessaires pour traiter les points à l’ordre du jour, sont envoyés avec la convocation ou sont disponibles sur le site web ou via d’autres sources.
Il est important de bien comprendre quelles sont les décisions qui seront prises lors de l’assemblée générale ainsi que les conséquences de celles-ci. Par conséquence, il est important de lire attentivement et de comprendre pleinement les points de l’ordre du jour et la documentation qui les accompagne. Si certains points de l’ordre du jour ou certains documents ne sont pas clairs, il faut en informer l’entreprise à l’avance.
Deminor vous aide à préparer correctement une assemblée générale.
3. Ajouter des points à l’ordre du jour de l’assemblée générale
Dans les sociétés cotées, il est possible d’ajouter des points à l’ordre du jour de l’assemblée générale des actionnaires. Ainsi, en tant qu’actionnaire, vous pouvez prendre l’initiative de faire inscrire à l’ordre du jour un point ou une proposition de résolution qui n’était pas prévu initialement pour l’assemblée générale. Un actionnaire doit détenir au moins 3% des actions pour pouvoir faire usage de cette possibilité.
La demande doit toutefois être faite à temps. La société doit recevoir cette demande 22 jours avant l’assemblée générale.
Dans les sociétés non cotées, la loi ne prévoit pas la possibilité d’ajouter un point à l’ordre du jour. Dans ce cas, il est toutefois possible de convoquer vous-même une assemblée générale dont vous pouvez déterminer vous-même l’ordre du jour.
4. Inscription à l’assemblée générale des actionnaires
En tant qu’actionnaire d’une société cotée, vous devez détenir une ou plusieurs actions le quatorzième jour précédant l’assemblée générale afin de pouvoir participer à celle-ci.
L’actionnaire doit signaler son intention de participer à l’assemblée générale au moins six jours avant le début de celle-ci. Cette notification peut être envoyée à l’adresse électronique de la société ou à l’adresse électronique mentionnée dans la convocation de l’assemblée générale.
Dans les sociétés non cotées, vous devrez, en tant qu’actionnaire, consulter les statuts de la société, dans lesquels sont mentionnées les formalités à remplir pour être admis à l’assemblée générale. En général, il n’y a aucune formalité à remplir et vous pouvez donc simplement vous présenter à l’assemblée générale.
5. Participation à distance à l’assemblée générale
Par le biais des statuts, la société peut donner aux actionnaires le droit de participer à distance à l’assemblée générale.
Le moyen de communication électronique choisi doit permettre à la société de vérifier l’identité de l’actionnaire. De plus, en tant qu’actionnaire, vous devrez être en mesure de prendre connaissance de la réunion de manière directe, simultanée et continue, et de pouvoir exercer vos droits de vote.
Les outils de communication courants qui répondent aux conditions ci-dessus sont les conférences vidéo ou téléphoniques via Teams, Zoom et Skype.
Deminor vous aide à participer à distance à l’assemblée des actionnaires.
6. Poser des questions à l’assemblée générale des actionnaires
Ne posséder qu’une ou plusieurs actions de la société permet, en tant qu’actionnaire, de poser des questions aux membres du conseil d’administration ou au commissaire. Ces derniers ont l’obligation, en principe, d’y répondre.
Les questions peuvent être posées oralement ou par écrit, avant et pendant l’assemblée générale. Dans le délai fixé par la société, les actionnaires peuvent adresser leurs questions à l’avance à l’adresse électronique indiquée dans la convocation ou à l’adresse électronique de la société.
Toutefois, le droit de poser des questions est limité aux points de l’ordre du jour de l’assemblée générale (voir le conseil 3 : Ajouter des points à l’ordre du jour).
Deminor vous aide à rédiger les bonnes questions et à communiquer avec le conseil d’administration.
7. Représentation à l’assemblée générale
Les statuts de la société peuvent prévoir la représentation d’un actionnaire à l’assemblée générale. Souvent, la société donnera aux actionnaires le droit de choisir un représentant qui est également actionnaire ou quelqu’un qui n’est pas lui-même actionnaire. Dans ce dernier cas, il peut être intéressant de confier à Deminor le soin de vous représenter de manière optimale.
En tant que représentant, vous avez les mêmes droits que l’actionnaire représenté. Par conséquent, les pouvoirs du représentant ne se limitent pas à l’exercice du droit de vote mais s’étendent également à la prise de parole et aux questions lors de l’assemblée générale.
Enfin, il faudra définir clairement si la représentation est autorisée pour une assemblée determinée ou pour une période de temps déterminée qui peut inclure plusieurs assemblées.
Deminor peut vous représenter et être présent pour vous à l’assemblée générale.
8. Donner une procuration pour l’assemblée générale des actionnaires
En tant qu’actionnaire, vous pouvez également choisir de donner une procuration à l’organe d’administration. Dans le formulaire de procuration, vous devrez formuler des instructions de vote concernant tous les points à l’ordre du jour de la réunion.
En ce sens, la procuration est plus limité que la représentation. En effet, le pouvoir du premier est limité à l’exercice du droit de vote selon les instructions de vote du mandant.
Le formulaire de procuration doit être reçu dans le délai fixé par la société pour qu’il soit valablement exécuté.
9. Le vote à distance pour l’assemblée des actionnaires
La société peut prévoir dans ses statuts que les actionnaires peuvent exprimer leur vote par correspondance ou via un formulaire sur le site web de la société. Dans ce dernier cas, la qualité et l’identité de l’actionnaire doivent être vérifiables.
Le vote par correspondance est possible dans le délai fixé par les statuts ou jusqu’au sixième jour avant l’assemblée générale dans les sociétés cotées. En outre, vous pouvez voter sous forme électronique jusqu’à la veille de l’assemblée générale.
Veuillez noter qu’en tant qu’actionnaire vous ne pouvez pas choisir un autre moyen de participer à l’assemblée générale pour le nombre de votes exprimés à distance.
10. L’assemblée générale écrite
Le Code des sociétés et associations prévoit la possibilité de prendre des décisions par écrit au lieu de tenir une assemblée générale physique ou digitale. L’adoption de décisions par le biais de cette procédure n’est possible que si tous les actionnaires y consentent et que toutes les décisions sont approuvées à l’unanimité.
Il est important de noter que toutes les décisions ne peuvent pas être adoptées selon cette procédure. Entre autres, les modifications des statuts ne pourront pas être adoptées de cette manière.
Avez-vous d’autres questions ? N’hésitez pas à contacter Jan Baptist Cooreman.
