L’assemblée générale (« AG ») est un moment-clef pour les actionnaires. En effet, outre le fait que l’AG dispose d’une compétence exclusive pour prendre certaines décisions essentielles pour la société (augmentation de capital, apports, fusion, scission, liquidation, nomination des administrateurs, etc.), il s’agit d’une des seules opportunités offertes aux actionnaires (non actifs) d’avoir un dialogue direct avec les membres de l’organe d’administration et d’être tenu informé du développement des activités ainsi que des chiffres qui y sont liés. Il est donc indispensable de bien préparer une AG afin d’assurer le respect de ses droits d’actionnaire et d’être en mesure de voter en pleine connaissance de cause. Dès lors, en adoptant une approche résolument pratique, cet article vise à répondre aux questions que se posent les actionnaires dans le cadre de l’AG (ordinaire ou extraordinaire) d’une société non cotée.
1. Comment être informé de la tenue d’une AG ?
Toute AG doit être convoquée par l’envoi d’un courrier recommandé aux actionnaires au moins 15 jours avant la date de sa tenue. Cela signifie donc que chaque actionnaire doit être convoqué de manière individuelle.
2. Qui peut convoquer une AG ?
L’initiative de la convocation appartient soit au conseil d’administration (« CA ») chaque fois qu’il l’estime opportun et dans les cas où la loi l’impose, soit au commissaire (s’il y en a un) si des circonstances exceptionnelles le justifient.
Par ailleurs, si un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 10 % des actions émises (en SRL) ou 1/10ème du capital (en SA) sollicitent par écrit la convocation d’une AG, le CA a l’obligation de convoquer celle-ci dans un délai de 3 semaines à dater de la demande des actionnaires.
3. La propriété de certaines actions est démembrée (usufruit/nue-propriété). Qui peut exercer le droit de vote à l’AG ?
La loi prévoit expressément que, sauf si les statuts, un testament ou une convention stipule le contraire, le droit de vote est exercé par l’usufruitier. Cela n’empêche évidemment pas le nu-propriétaire d’assister à l’AG.
4. Est-il possible pour un actionnaire d’assister à une AG à distance ?
Oui, pour autant que le CA décide d’offrir aux actionnaires la faculté d’y assister à distance via un moyen de communication électronique. Les instructions relatives à cette modalité de participation seront alors reprises dans la convocation.
5. Je souhaite me faire assister à l’AG par mon conseil juridique. Est-ce autorisé ?
Même s’il s’agit d’un droit qui est régulièrement défendu dans la pratique, le droit de se faire assister n’est pas expressément reconnu par la loi. Il appartient donc à l’AG de décider à la majorité simple et en fonction des circonstances de l’espèce si elle autorise ou non la présence d’un conseil juridique.
Il est toujours préférable de prévenir au préalable le président du CA de votre souhait de vous faire assister.
6. J’ai reçu la convocation à une AG et je souhaite ajouter un point à l’ordre du jour. Est-ce possible ?
Le droit de solliciter l’ajout de points à l’ordre du jour n’est légalement prévu que pour les sociétés cotées. Ce droit n’existe toutefois pas pour les actionnaires des sociétés non cotées, à moins que les statuts l’octroient expressément et en prévoient les modalités d’exercice.
7. J’ai des questions sur certains points qui figurent à l’ordre du jour. Comment faire pour obtenir plus d’informations afin d’être en mesure de voter en pleine connaissance de cause à l’AG ?
Le droit belge des sociétés consacre le principe selon lequel les actionnaires ont le droit de poser des questions aux administrateurs et au commissaire dans le cadre d’une AG, et de recevoir une réponse. Il s’agit du « droit d’interpellation ».
Ce droit peut être exercé oralement (au moment de l’AG) ou par écrit (préalablement à la tenue de l’AG). Les administrateurs et le commissaire n’ont toutefois pas l’obligation de répondre par écrit aux questions écrites des actionnaires.
Si aucun délai statutaire n’est prévu pour l’envoi des questions écrites avant l’AG, il convient d’adresser la liste de questions suffisamment à l’avance afin que les administrateurs et/ou le commissaire disposent du temps nécessaire pour préparer l’AG et, le cas échéant, les réponses écrites.
Le droit d’interpellation n’est cependant pas absolu. En effet, les questions doivent se rapporter à un point inscrit à l’ordre du jour ou à un rapport présenté lors de l’AG, et ne peuvent avoir pour conséquence la communication d’informations qui pourraient causer un préjudice à la société.
8. Puis-je exiger que mes déclarations et mes interventions lors de l’AG soient actées au procès-verbal ?
Le contenu du procès-verbal n’est pas défini par la loi mais doit, selon la pratique, retracer le plus clairement et objectivement possible le déroulement de l’AG ainsi que les décisions qui y ont été prises.
Cela signifie que, en fonction du contexte dans lequel les discussions ont lieu (désaccord ou non entre les actionnaires), la retranscription des échanges sera plus ou moins détaillée.
Un actionnaire peut dès lors solliciter que ses observations soient actées au procès-verbal pour autant que sa demande soit raisonnable (notamment en fonction du contexte) et liée à l’ordre du jour.
9. Un actionnaire a-t-il l’obligation de signer le procès-verbal d’une AG ?
Aucune obligation de signer le procès-verbal n’existe dans le chef d’un actionnaire. La loi prévoit en effet que, outre les membres du bureau, seuls les actionnaires qui le demandent signeront le procès-verbal.
10. À quelle majorité les décisions d’une AG doivent-elles être prises ?
Sauf dispositions légales ou statutaires contraires, les décisions sont prises à la majorité simple des voix (50 % + 1 action), sans qu’il ne soit tenu compte des abstentions, et sans qu’aucun quorum de présence particulier ne soit requis.
Certaines décisions (qui seront prises au cours d’une AG extraordinaire) nécessitent par contre des quorums de présence et de vote plus exigeants :
- une modification des statuts nécessite la présence d’actionnaires représentant au moins la moitié du capital (SA) ou du nombre total d’actions émises (SRL) et une majorité de ¾ des voix ;
- une modification de l’objet social nécessite la présence d’actionnaires représentant la moitié du capital (SA) ou du nombre total d’actions émises (SRL) et une majorité de 4/5èmes des voix ;
- une modification des droits attachés à des classes d’actions doit réunir, dans chacune de celles-ci, les conditions de présence et de majorité requises pour une modification des statuts.
11. Comment déterminer si l’ordre du jour d’une AG est suffisamment clair et précis ?
L’ordre du jour doit lister les sujets qui devront être traités au cours de l’AG.
Il devra donc lister, d’une manière concise mais claire, les points qui seront soumis aux actionnaires pour délibération (nomination d’un administrateur, approbation des comptes, augmentation de capital, etc.). A contrario, certains points de l’ordre du jour ne nécessitent pas que l’AG émette un vote (acter la démission d’un administrateur, rapport spécial du CA, etc.).
Pour déterminer si l’ordre du jour répond aux exigences légales, l’actionnaire doit se demander s’il est suffisamment précis pour qu’il puisse estimer s’il a intérêt à se rendre à la réunion, et suffisamment explicite pour ne donner lieu à aucune surprise.
Les actionnaires doivent être particulièrement attentifs au point « Divers » (sans aucune autre précision) que contient parfois l’ordre du jour. Dans ce cas, seules de simples communications ne nécessitant aucun vote ou des questions de détail pourront être traitées sous ce point.
12. Quels sont les réflexes essentiels que doit avoir un actionnaire lorsqu’il est convoqué à une AG ?
Nous conseillons à tout actionnaire de se poser les questions suivantes :
- l’AG a-t-elle été convoquée dans le délai légal de 15 jours avant sa tenue ?
- l’AG est-elle l’organe compétent pour prendre les décisions qui figurent à son ordre du jour ?
- toutes les informations utiles me permettant d’assister à l’AG (ou d’y être représenté) m’ont-elles été communiquées (heure, date, lieu, modalités d’admission, procuration, participation à distance, etc.) ?
- l’ordre du jour est-il suffisamment clair et précis ?
- l’information essentielle m’a-t-elle été transmise afin que je puisse voter en pleine connaissance de cause à l’AG ?
En cas de réponse négative à l’une de ces questions, l’actionnaire dispose toujours de la possibilité de se manifester auprès des administrateurs et/ou du commissaire en faisant usage de son droit d’interpellation.
Avez-vous d’autres questions ? Alors n’hésitez pas à contacter Thibaut Claes.
