Chaque entreprise et chaque entrepreneur indépendant a besoin d’une caisse de résonance externe et de conseils fondés sur l’expérience lorsqu’il s’agit de prendre des décisions importantes, d’identifier des opportunités et de définir une stratégie. Les administrateurs peuvent se sentir seuls à la direction, incertains ou inexpérimentés dans des aspects essentiels de leur activité. La mise en place d’un conseil d’avis peut aider les administrateurs à cet égard. Cette démarche est distincte de l’obligation pour les entreprises de mettre en place un organe d’administration.
Caractéristiques du conseil d’avis
Un conseil d’avis est un organe informel créé à l’initiative de l’organe d’administration, ou des actionnaires. Son objectif est de fonctionner comme une plateforme de conseil pour l’entreprise et de fournir ainsi des avis sur toutes les décisions ou questions stratégiques en jeu (croissance, stratégie, avenir, etc.). Le conseil d’avis ne fait donc que des recommandations et ne prend pas de décisions finales. L’organe d’administration reste le décideur final.
Comme un conseil d’avis est informel et qu’il n’est donc pas lié par des règles ou des obligations légales en termes d’organisation ou de fonctionnement, vous êtes également totalement libre, en tant qu’organe d’administration, de déterminer vous-même les thèmes et l’ordre du jour du conseil d’avis, ce qui offre une grande flexibilité. Ainsi, le conseil peut être très focalisé sur les questions et les défis actuels. Par conséquent, vous avez également le choix en ce qui concerne la sélection des informations mises à la disposition des membres du conseil d’avis.
La nomination des membres du conseil d’avis, contrairement à celle des administrateurs, ne doit pas être publiée au Moniteur belge. La composition, et par extension l’existence même du conseil d’avis, peut donc rester totalement confidentielle.
Par conséquent, le conseil d’avis diffère sensiblement d’un organe d’administration (avec ou sans administrateurs externes), qui est légalement obligatoire et constitue l’organe de décision le plus important d’une société. Bien que l’on choisisse souvent dans les PME soit un conseil d’avis, soit un conseil d’administration actif, les deux organes peuvent aussi parfaitement coexister au sein d’une même entreprise.
Meilleures pratiques concernant la composition du conseil d’avis
Le conseil d’avis a une composition variée et comprend des membres internes et externes.
Les membres internes sont principalement les administrateurs de l’entreprise, éventuellement accompagnés par des actionnaires, des membres de la direction ou du personnel en fonction de thèmes spécifiques.
Les membres externes sont indépendants et choisis en fonction de leur expertise et expérience pertinentes sur les sujets pour lesquels des conseils sont demandés. Assurez-vous qu’il y ait suffisamment de membres externes dans votre conseil d’avis. Il est conseillé de nommer au moins deux, généralement (et de préférence) trois membres externes.
En outre, les membres doivent également être suffisamment complémentaires en termes d’expérience, de compétences, de connaissances et de diversité. Ce n’est que de cette manière que le conseil d’avis peut suffisamment remettre en question et apporter une valeur ajoutée à votre entreprise et à vous-même en tant que chef d’entreprise.
Meilleures pratiques sur le fonctionnement du conseil d’avis
Le conseil d’avis doit se réunir régulièrement pour assurer sa continuité et la participation des conseillers. Il est recommandé que le conseil se réunisse au moins quatre fois par an et soit établi pour une période d’au moins deux ans.
L’organe d’administration, en collaboration avec les membres du conseil d’avis, établit un calendrier et fixe les points à l’ordre du jour. Il faut veiller à ce que des informations pertinentes et fiables sur les points à l’ordre du jour soient toujours fournies à tous les membres en temps utile. Ce n’est que de cette manière que chacun peut se préparer et fournir des conseils avisés.
Le suivi des réunions du conseil d’avis est au moins aussi important que la préparation. Préparez toujours un résumé concis des réunions, en vous concentrant sur le résultat sous forme de recommandations et de points d’action concrets.
Meilleures pratiques en matière d’organisation du conseil d’avis
Comme il n’existe pas de cadre juridique sur lequel s’appuyer, il est conseillé, lors de la mise en place du conseil d’avis, de fixer des conditions et des modalités concrètes dans un accord avec chacun des membres externes. Une question essentielle est ici d’établir la confidentialité de la mission de conseil. Tous les conseils, consultations et toutes les informations reçues doivent être gardés strictement confidentiels par les membres externes. En outre, il convient de prévoir une compensation raisonnable et appropriée pour le temps qu’ils consacrent à leur mission et les frais qu’ils engagent dans le cadre de leur mandat.
Il est recommandé d’examiner la valeur ajoutée, la composition et le fonctionnement du conseil d’avis au moins après deux ans. Remplacer les membres externes par de nouveaux membres disposant d’une expertise ou d’une expérience plus pertinente dans le contexte des questions et des défis récemment identifiés.
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