Volgens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (hierna: “WVV”) beschikt iedere aandeelhouder individueel over de onderzoeks- en controlebevoegdheid van een commissaris, zolang er geen commissaris in de vennootschap werd aangesteld. In dit artikel geven wij een overzicht van de mogelijkheden en de grenzen van dit recht, dat door aandeelhouders vaak te weinig naar waarde wordt geschat. Daarnaast lichten wij toe welk belang het in de praktijk kan hebben.
Wat is individuele onderzoeks- en controlebevoegdheid?
Indien er geen commissaris werd benoemd, dan is elke aandeelhouder individueel gemachtigd om op elk moment en onvoorwaardelijk alle documenten te raadplegen die nodig zijn voor de controle van de financiële situatie van de vennootschap en van de overeenstemming van de boekhoudkundige stukken met de statuten en het WVV. Het verzoek moet worden gericht aan het bestuursorgaan van de vennootschap, dat verplicht is om mee te werken op straffe van een gerechtelijke sanctie.
Deze controle moet de aandeelhouder met andere woorden in staat stellen zich ervan te vergewissen dat (i) de jaarrekeningen van de vennootschap overeenkomstig de boekhoudkundige regels zijn opgesteld en (ii) de statuten van de vennootschap en het WVV worden nageleefd. De bevoegdheid wordt dan ook vaak toegepast om de aandeelhouder in staat te stellen de jaarrekening van de vennootschap met kennis van zaken goed te keuren.
De onderzoeks- en controlebevoegdheid van de aandeelhouder komt exact overeen met de bevoegdheid die aan de commissaris is voorbehouden bij de uitoefening van zijn opdracht.
Het gaat om een absoluut recht waarvan de statuten niet kunnen afwijken.
Bovendien kunnen aandeelhouders die dat wensen bij de uitoefening van dit voorrecht worden vergezeld of vertegenwoordigd door een externe accountant. Zijn bezoldiging komt in het algemeen ten laste van de aandeelhouder die om zijn tussenkomst verzoekt, maar zal wel berusten op de vennootschap indien zij met de benoeming van de accountant heeft ingestemd of indien de bezoldiging haar bij gerechtelijk bevel wordt aangerekend.
Wat zijn de mogelijkheden?
In theorie moet de onderzoeksbevoegdheid betrekking hebben op het lopende boekjaar en op het boekjaar waarvoor de jaarrekening nog niet door de algemene vergadering is goedgekeurd. Ze vervalt bijgevolg a priori onmiddellijk na de goedkeuring van de jaarrekening.
De rechter beschikt echter over een discretionaire bevoegdheid die hem in staat stelt om de reikwijdte van dit individuele recht uit te breiden of te beperken op basis van bepaalde criteria (proportionaliteit, doelmatigheid en rechtsmisbruik).
Het is dus mogelijk dat, afhankelijk van de omstandigheden en de hierboven uiteengezette criteria, de controlemogelijkheden van de aandeelhouder ruimer zijn en hem bijvoorbeeld toegang verlenen tot de boekhoudkundige stukken van een boekjaar waarvan de jaarrekening reeds werd goedgekeurd.
Concreet zal de aandeelhouder de volgende documenten kunnen raadplegen: geschriften van de vennootschap, briefwisseling, notulen, gedetailleerde balans, leningsovereenkomst, huurovereenkomst, enz.
Wat zijn de grenzen?
De grenzen van de onderzoeks- en controlebevoegdheid worden eveneens op basis van de bovengenoemde criteria vastgesteld. De bevoegdheid moet daarom worden beperkt tot haar normale en zorgvuldige uitoefening.
Zo mag de bevoegdheid bijvoorbeeld niet worden aangewend met als enig doel gevoelige informatie of informatie die de zakelijke belangen kan benadelen te verzamelen, een concurrerende activiteit te ontwikkelen, een andere aandeelhouder of het vennootschapsbelang te schaden of een zaak op te bouwen in het kader van een gerechtelijke procedure die volledig losstaat van de financiële situatie van de vennootschap.
Bovendien kan het onderzoeks- en controlerecht, gelet op de reikwijdte ervan, geen betrekking hebben op het bestuur van de vennootschap als zodanig.
De legitimiteit van dit onderzoeksrecht zal dus van geval tot geval moeten worden bepaald naar gelang de omstandigheden.
En in de praktijk?
In de praktijk blijkt het onderzoeks- en controlerecht vaak miskend en wordt het te weinig toegepast door aandeelhouders. Het maakt het echter wel mogelijk belangrijke informatie te verzamelen over het (financiële) beheer van de vennootschap, antwoorden te krijgen over de uitvoering van bepaalde transacties (verkoop van activa, verhoging van de bezoldiging van het management, enzovoort).
De uitoefening van deze bevoegdheid voorkomt “onaangename verrassingen” en de nadelige gevolgen die deze kunnen hebben voor de continuïteit van de activiteiten of het goede bestuur van de vennootschap.
Bovendien bevordert het onderzoeks-en controlerecht de noodzakelijke vereiste om meer dwingende (juridische) maatregelen in te voeren (bv. de benoeming van een deskundige, een gerechtelijk vertegenwoordiger of een voorlopig bewindvoerder) en helpt het in sommige gevallen te voorkomen dat er een groter conflict ontstaat tussen aandeelhouders en bestuurders of management.
Voor zover de uitoefening ervan gerechtvaardigd is, beveelt Deminor regelmatig de uitoefening van dit recht aan en staan wij de aandeelhouder bij in zijn procedures (keuze van een externe accountant, lijst van op te vragen documenten, contact met het bestuursorgaan van de vennootschap, enzovoort)
