La saison des assemblées générales est ouverte !

La convocation

La convocation doit vous être communiquée au moins 15 jours avant la date de l’assemblée, et ce afin que vous ayez suffisamment de temps pour vous préparer, ce qui vous permettra de voter en connaissance de cause sur les points inscrits à l’ordre du jour.

En la matière, le Code des sociétés et des associations abandonne l’exigence d’un courrier recommandé (qui était prévue sous l’ancien Code), et permet désormais à l’organe d’administration de transmettre les convocations aux actionnaires par courrier ordinaire. Si vous avez communiqué à la société une adresse électronique aux fins de communiquer avec elle, la convocation pourra vous être adressée uniquement par e-mail, et ce, le même jour que l’envoi de la convocation par courrier ordinaire aux actionnaires qui n’ont pas communiqué d’adresse électronique.

En plus de mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée, la convocation doit également inclure les points à l’ordre du jour ainsi que toute la documentation associée.

L’ordre du jour et la documentation associée

• Examen des points portés à l’ordre du jour
  La convocation doit mentionner, d’une manière concise mais claire, les point qui seront soumis au vote des actionnaires (tels que l’approbation des comptes, l’affectation du résultat, la décharge aux administrateurs, etc.). Certains points de l’orde du jour ne nécessitent par contre pas que les actionnaires émettent un vote (à titre d’exemples : acter la démission d’un administrateur, prise de connaissance d’un rapport spécial du conseil d’administration, etc.), mais doivents tout de même être inscrits à l’ordre du jour.
  Les actionnaires doivent être particulièrement attentifs au point « divers » (sans aucune autre précision) que contient parfois l’ordre du jour. Dans ce cas, seules de simples communications ne nécessitant aucun vote ou des questions de détail pourront être traitées.
  Pour déterminer si l’orde du jour répond aux exigences légales, l’actionnaire doit se demander s’il est suffisamment précis pour qu’il puisse estimer s’il a intérêt à se rendre à la réunion, et suffisamment explicite pour ne donner lieu à aucune surprise.
• La documentation associée
  Quinze jours avant l’assemblée générale, les actionnaires peuvent prendre connaissance des documents associés aux point à l’ordre du jour (comptes annuels, rapport de gestion ou, le cas échéant, rapport du commissaire ou encore CV des candidats administrateurs).
  Ces documents sont généralement envoyés en même temps que la convocation et selon les mêmes modalités. Les actionnaires peuvent également en recevoir copie au siège de la société. Il est important d’être bien au fait des décisions qui seront prises lors de l’assemblé générale ainsi que des conséquences qui en découleront. Dès lors, il est impératif de lire attentivement et de comprendre parfaitement les points qui seront débattus lors de l’assemblé générale ainsi que la documentation qui les accompagne.

Les formalités d’admission

Dans les sociétés non cotées, vous devrez, en tant qu’actionnaire, consulter les status de la société avant de vous présenter à l’assemblée générale.

En effet, dans bon nombre de cas, les statuts déterminent les formalités à accomplir pour être admis à l’assemblée générale (par exemple, il est souvent demandé que les actionnaires confirment formellement leur présence 3 ou 5 jours avant la tenue de l’assemblée).

En règle générale, sauf si les statuts le prévoient expressément, il n’y a aucune formalité à remplir et vous pouvez donc simplement vous présenter à l’assemblé générale sur la base des informations reçues dans la convocation.

En présentiel ou à distance

Auparavant, la possibilité de participer à distance à l’assemblée générale devait être expressément prévue par les statuts de la société.

Depuis la crise de la Covid-19, le Code des sociétés et des associations a été modifié afin de permettre à l’organe d’administration de prévoir d’initiative la possibilité pour les actionnaires de participer à l’assemblée générale via un moyen de communication électronique. Une autorisation statutaire n’est donc plus nécessaire.

La participation à distance est par conséquent possible, pour autant que les administrateurs décident d’offrir cette faculté aux actionnaires. Les instructions relatives à cette modalité de participation seront alors reprises dans la convocation.

Le moyen de communication électronique choisi doit permettre à la société de vérifier l’identité de l’actionnaire. De plus, en tant qu’actionnaire, vous devrez être en mesure de prendre connaissance de la réunion de manière directe, simultanée et continue, et de pouvoir poser vos questions et exercer votre droit de vote.

Les outils de communication courants qui répondent aux conditions ci-dessus sont les conférences vidéos ou téléphoniques via Teams, Zoom, ou encore Skype.

Poser des questions

Les assemblées générales sont souvent l’occasion de glaner de nombreuses informations notamment sur la société, sa situation financière et certaines opérations de gestion. Il s’agit d’une des seules opportunités offertes aux actionnaires (non actifs) d’avoir un dialogue direct avec les administrateurs et d’être tenus informés du développement des activités ainsi que des chiffres qui y sont liés.

Tout actionnaire, quel que soit le pourcentage de sa participation, dispose d’un droit d’interpellation en vertu duquel il peut poser des questions aux administrateurs ou au commissaire, pour autant que celle-ci portent spécifiquement sur un des points de l’ordre du jour.

Ce droit peut être exercé oralement (au moment de l’AG) ou par écrit (préalablement à la tenue de l’AG). Les administrateurs et le commissaire n’ont toutefois pas l’obligation de répondre par écrit aux questions écrites des actionnaires. Une réponse orale au moment de l’assemblée est donc suffisante. Les administrateurs et le commissaire ont l’obligation de répondre aux questions posées, sauf s’ils estiment que, au regard de l’intérêt de la société, la communication de certaines données ou de certains faits peut porter préjudice à la société ou qu’elle viole les engagements de confidentialité souscrits par eux ou par la société.

Représentation ou accompagnement

• Respresentation
  Les statuts de la société peuvent organiser la représentation d’un actionnaire à l’assemblée générale. Souvent, les statuts stipulent qu’un actionnaire peut se faire représenter par une autre personne, actionnaire ou non.
  Pour ce faire, une procuration sera établie et précisera généralement la portée des droits octroyés au représentant de l’actionnaire.
• Accompagnement
  Dans certaines circonstances, vous pourriez souhaiter être accompagné d’un tiers, comme votre avocat par exemple.
  Même s’il s’agit d’un droit qui est régulièrement défendu dans la pratique, il n’est pas expressément reconnu par la loi. Il appartient donc à l’assemblée générale de décider à la majorité simple et en fonction des circonstances de l’espèce si elle autorise ou non la présence d’un tiers. Ainsi, si vous souhaitez être accompagné de votre avocat et que certains de vos co-actionnaires refusent, sa présence sera soumise au vote de l’assemblée générale.

Le vote à distance

Vous ne souhaitez tout simplement pas participer à l’assemblée générale, et vous n’avez pas de mandataire pour vous représenter ?

Sachez que la société peut prévoir dans ses statuts que les actionnaires peuvent voter à distance et par écrit avant l’assemblée générale. Dans ce cas, les actionnaires peuvent ainsi exprimer leur vote par correspondance ou via un formulaire de vote sur le site web de la société. Dans ce dernier cas, la qualité et l’identité de l’actionnaire doivent être vérifiables.

Le procès-verbal

Le contenu du procès-verbal n’est pas défini par la loi mais doit, selon la pratique, retracer le plus clairement et objectivement possible le déroulement de l’assemblée générale ainsi que les décisions qui y ont été prises.

Cela signifie que, en fonction du contexte dans lequel les discussions ont lieu (désaccord ou non entre les actionnaires), la retranscription des échanges sera plus ou moins détaillée.

Un actionnaire peut dès lors solliciter que ses observations soient actées au procès-verbal pour autant que sa demande soit raisonnable (notamment en fonction du contexte) et liée à l’ordre du jour.

Enfin, vous n’avez aucune obligation de signer le procès-verbal. La loi prévoit en effet que, outre les membres du bureau, seuls les actionnaires qui le demandent signeront le procès-verbal.

En conclusion, l’assemblée générale ordinaire représente un moment crucial pour les actionnaires, offrant une plateforme essentielle pour exprimer leurs opinions au sujet de décisions importantes qui leur sont soumises et, le cas échéant, influencer la direction à prendre.

Il est donc essentiel que les actionnaires puissent se préparer de manière efficace, maximisant ainsi leur participation et leur impact lors de ces réunions importantes. En comprenant les enjeux et en étant bien informés, les actionnaires peuvent jouer un rôle actif dans la gouvernance de l’entreprise et ainsi contribuer à sa réussite.

DeminorNXT vous propose un accompagnement personnalisé pour une préparation minutieuse et une participation efficace à l’assemblée générale. Nous vous assistons dans la formulation de questions pertinentes et dans la communication avec les membres de l’organe d’administration, et vous représentons lors de cet évènement si cela s’avère nécessaire.

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Si vous avez des questions à ce sujet ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, n’hésitez pas à nous contacter.